Il Document management system (DMS), letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Tecnicamente il DMS è un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.
Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.

KnowledgeTree™ è un sistema documentale open source - un potente strumento che permette alle Aziende, in tutta sicurezza, di condividere, tracciare e gestire i documenti e i dati.

Alimentato da un'attiva e innovativa comunità open source con partner locali in tutto il mondo (in Italia attualmente da Opensymbol), KnowledgeTree fornisce un facile e intuitivo strumento per la gestione documentale studiato per società, pubblica amministrazione, piccole e medie aziende.

L'insieme delle caratteristiche di questo sistema di gestione documentale includono:

• Interfaccia web molto semplice da utilizzare, accessibile da qualsiasi browser
• Un archivio centrale dei Documenti con la possibilità del controllo di versione e associazione di workflow.
• Gestione ricerche full text e per chiave organizzata
• Tracciabilità delle modifiche con memorizzazione del versioning sia a livello di file che di keyword
• Gestione accessi contemporanei con controllo sul check in / check out
• Dashboard personalizzata per ogni singolo utente che può in tal modo visualizzare tutti i documenti pendenti, quelli scaricati, i collegamenti, etc.
• Gestione della sicurezza a livello di cartella, di documento e di documento per stato di workflow, attribuite ad utenti o gruppi di utenti
• Invio di alert tramite email (notifiche di documenti, avvisi, etc)
• Registrazione della history di ogni azione compiuta sul documento
• Integrazione con sistemi LDAP